Su contabilidad está al día. Sus declaraciones tributarias han sido presentadas. Usted paga por servicios contables profesionales.
Pero ¿qué sucede cuando un inspector de Hacienda entra a su negocio y realiza una compra?
En ese momento, el cumplimiento depende de lo que realmente hagan sus empleados: si emiten y entregan la factura electrónica, si la transacción queda registrada y si alguien detecta y corrige las irregularidades.
Tener un contador no significa automáticamente que esos controles estén funcionando.
Una advertencia que los empresarios costarricenses deben tomar en serio
El 3 de noviembre de 2026, el Ministerio de Hacienda de Costa Rica informó sobre irregularidades en 375 de los 534 negocios inspeccionados, con sanciones asociadas que superan los ₡475 millones, según lo publicado por Teletica y La Nación.
Aproximadamente el 70% de los establecimientos inspeccionados presentó incumplimientos. Estos negocios fueron seleccionados mediante criterios de riesgo tributario; la cifra no significa que el 70% de todos los negocios de Costa Rica esté incumpliendo.
Los inspectores realizaron compras encubiertas y visitas de campo. En 331 establecimientos detectaron incumplimientos en la emisión y entrega del comprobante electrónico correspondiente al momento de la compra.
Su próximo cliente podría estar verificando su cumplimiento.
«Mi contador se encarga de eso» es una suposición peligrosa
Los servicios contables y el cumplimiento en las operaciones están relacionados, pero no son intercambiables.
El registro contable incorpora la información que se proporciona. La preparación de declaraciones tributarias utiliza esa información. Los controles internos ayudan a asegurar que las transacciones se registren de manera completa, se procesen correctamente y cuenten con respaldo documental.
Considere este ejemplo ilustrativo: un empleado recibe un pago, pero no emite la factura. La venta tampoco aparece en la información enviada al contador. A menos que una conciliación u otra revisión detecte la omisión, esa transacción podría nunca llegar a conocimiento del contador.
Una declaración presentada no demuestra, por sí sola, que todas las ventas se hayan facturado correctamente.
La pregunta práctica es: ¿qué proceso detectaría esa venta omitida y quién verifica que ese proceso realmente se ejecute?
Una política escrita es apenas el comienzo
«Tenemos un procedimiento» no es lo mismo que «cumplimos el procedimiento».
Los controles pueden fallar porque nunca se implementaron, los empleados no recibieron capacitación, los supervisores dejaron de verificar su cumplimiento o las irregularidades se dejaron reiteradamente sin resolver.
Pregúntese:
- ¿Se cumplen los procedimientos de facturación de manera constante en todos los turnos y establecimientos?
- ¿Quién verifica la aceptación de los comprobantes y da seguimiento a los documentos rechazados?
- ¿Quién concilia las ventas, el efectivo, las liquidaciones de tarjetas, las transferencias bancarias y las facturas electrónicas, considerando las diferencias de fechas entre las operaciones y su liquidación?
- ¿Quién investiga las diferencias sin explicación?
- ¿Qué evidencia demuestra que estas revisiones se realizaron?
Si nadie tiene asignada la responsabilidad, o nadie puede demostrar que la revisión se efectuó, existe una debilidad que debe investigarse.
El software también necesita supervisión
Un sistema de facturación es una herramienta. Tenerlo no demuestra que todas las transacciones se hayan procesado correctamente.
Las verificaciones reportadas por Hacienda también abarcaron el uso de la versión 4.4 de facturación electrónica y la aceptación de los documentos por parte de su validador institucional. Por eso, el seguimiento es fundamental: generar un documento es un paso; verificar su estado y resolver las incidencias son tareas adicionales.
Sus controles deben permitir detectar las fallas mientras todavía haya tiempo para actuar.
Para nuestros clientes actuales: esto también aplica a ustedes
Contratar nuestros servicios de registro contable y contabilidad nunca debe interpretarse como una confirmación de que todos los aspectos de su negocio cumplen con las obligaciones aplicables.
El alcance de los servicios contratados importa. También importan la integridad de la información proporcionada, los controles implementados dentro de su negocio y la respuesta de la administración ante los problemas identificados.
Podemos ayudarle a identificar debilidades, recomendar mejoras y apoyar su implementación dentro de un alcance acordado. La administración debe asignar responsabilidades, asegurar que los empleados cumplan los procedimientos y actuar ante las irregularidades. Cualquier labor de seguimiento que se nos asigne también debe contar con un alcance y un proceso de comunicación de resultados claramente definidos.
Si una recomendación sigue sin implementarse, la exposición al riesgo permanece.
Detecte las debilidades antes de que lo haga un inspector
No espere a que una inspección detecte incumplimientos para descubrir que todos suponían que alguien más estaba revisando.
Contáctenos para coordinar una revisión de sus procesos de facturación y controles internos. Juntos podemos identificar debilidades, priorizar acciones correctivas y definir quién será responsable de su implementación y seguimiento.
Usted ya invierte en contabilidad. Asegúrese de que sus operaciones diarias respalden esa inversión.
